Entender la diferencia entre los conceptos urgente e importante es la clave en la gestión del tiempo. Por eso separando estos dos conceptos podemos dar más valor a la elección de nuestras tareas u objetivos.
Cierto es que el tiempo está pasando y muchas veces nos da la sensación de correr a contrareloj. Pero pienso que no es del todo así. Reflexionándolo bien, hoy no me encuentro en el mismo punto que el mismo día del año pasado. Seguramente si lo analizas también te pasará a ti.
Todos tenemos opciones de elegir de como pasamos nuestro tiempo.
Un gran descubrimiento para comprender y gestionar las prioridades ha sido la tabla de gestión del tiempo según la matriz de Eisenhower. Excelente herramienta para analizar qué es lo urgente y qué es lo importante y la diferencia entre estos dos conceptos. Digo diferencia porque pueden llegar a la confusión y quedarnos atrapados por la sensación de que lo urgente es también importante. Muy pocas veces lo es. Muchas veces lo urgente quita el protagonismo a lo importante. Por eso, lo mejor es entenderlo conociendo y analizando nuestra propia tabla de matriz de Eisenhower.
Lo urgente nos mantiene en alerta y requiere una respuesta rápida, sin embargo, lo importante tiene otras motivaciones. Frente a decisiones importantes reaccionamos con responsabilidad, pensamos en los pros y los contras.
¿Cómo se divide la matriz de Eishenhower?
La matriz de Eisenhower se divide en cuatro cuadros facilitándonos así la visión global de nuestra gestión de tiempo y prioridades.
1. Urgente / Importante
2. No Urgente / Importante
3. Urgente/ No Importante
4. No Urgente / No Importante
- El cuadro número uno es para apuntar las tareas que son tanto importantes como urgentes. Aquí podemos incluir reuniones, proyectos o tareas con deadlines, llevar un familiar a hospital. Son tareas que requieren inmediata atención y acción.
- El segundo cuadro, el más relevante de todos se centra en tareas importantes, pero que actualmente no son urgentes. Las palabras aquí de «no son urgentes» son clave. Ya que nadie nos presiona, son ideas, tareas, planes, proyectos que poco a poco si no prestamos atención a este cuadro se podrán estar quedando en un cajón. Peligroso, ya que en un cajón difícilmente podrán coger forma y necesario empuje para su realización. De hecho, prestando atención a este cuadro podemos eliminar muchas tareas del primer cuadro de urgente / importante.
- En el tercer cuadro se centran tareas urgentes / pero no importantes. Muchas veces son interrupciones. Son tareas que no son importantes, pero requieren nuestra atención lo antes posible. Ejemplos de estas interrupciones son llamadas telefónicas, whatsapps, rrss, peticiones de compañeros. Son tareas importantes para otros y requieren nuestra intervención o ayuda. La clave está en no dejar de definir tus prioridades por otras personas . Si es posible, mover estas tareas al cuadrante número 4 o delegarlas a otros.
- En el cuadrante número cuatro tenemos tareas que no son ni urgentes / ni importantes. Por ejemplo, viendo la televisión, navegando por las redes sociales, mirando internet sin rumbo. Todas estas tareas que estamos haciendo y de repente nos damos cuenta de que pasaron horas y nosotros no hemos hecho nada productivo.
Según el cuadrante de Eisenhower eliminando o reduciendo las tareas del cuadrante número 4 y centrándonos a tareas del cuadrante número 2 nos ayuda a prestar la atención a las tareas que de verdad importan y gestionar así nuestro tiempo según nuestras prioridades.
Un ejemplo de matriz de Eisenhower sería este:
Una vez que tenemos claro el objetivo, podemos tomar decisiones respecto a la gestión de nuestro tiempo. En la tabla podemos apreciar la acción que podemos tomar después de clasificar nuestras tareas.
Puedo decir que centrándose uno en las tareas importantes y no urgentes (las del cuadro 2) uno gana el control sobre el rumbo de su vida.
Existen también varias aplicaciones, como por ejemplo Eisenhower para poder gestionar tu cuadro de prioridades. Pero simple papel y lápiz y ganas de ordenar nuestra vida también bastan.
Mil gracias por tu tiempo 🙂 – ahora que sé cómo es de valioso.
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